Melhore sua Produtividade com o ECM

Melhore sua produtividade com o ECM

Desde antes da era digital as empresas e organizações independente do segmento sofriam (e ainda sofrem) por um mesmo motivo, o gerenciamento das informações. Contratos, planilhas de Excel, fotos, vídeos, ligações, dados de colaboradores, dados de clientes, arquivos digitais… São diversos os tipos de documentos que circulam dentro da sua empresa por dia, o não gerenciamento de forma correta desses “conteúdos” acaba tomando muito tempo quando é necessário encontra-los. Se no passado era necessário uma sala para as pilhas de papéis hoje isso se resolve com um HD que cabe na palma da mão (porém, se você não tomar o cuidado de indexar adequadamente os arquivos para uma futura pesquisa e recuperação, o problema só mudou de lugar, antes você tinha salas cheias de papel, agora tem Terabytes e Terabytes de dados, mas igualmente, difíceis de pesquisar). Com a era digital, as empresas tem cada vez mais a possibilidade de controlar a gestão de documentos e conteúdos, apesar de poucas efetivamente fazerem isso.

Hoje vamos falar de Enterprise Content Management, o famoso ECM, um conjunto de estratégia, ferramentas e métodos utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir qualquer conteúdo e documentos de sua empresa.

O que é ECM?

Enterprise Content Management – ECM não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que permitem coletar, organizar, mantê-los seguros as informações que transitam em sua empresa deixando elas acessível e rastreável a todo o momento. As principais características do ECM são:

Capturar: Milhares de informações transitam e são capturadas de forma distintas dentro de uma empresa. Muitas dessas informações já nascem em meio digital, como e-mail, pastas de rede, nuvem, etc.  Outras informações nascem em meio não digital (por exemplo, os antigos documentos datilografados) e, nesse caso, elas precisam ser tornadas digitais. Assim, a captura consiste em armazenar o dado não estruturado em repositório adequado, com a inclusão de índices e recursos que possibilitem sua futura pesquisa e recuperação.

Gerenciar:  O ponto é como gerenciar uma quantidade infinita de informações capturadas pela sua empresa. O desafio é como pesquisar uma base heterogênea de conteúdos, conseguindo localizá-los e correlacioná-los, transformando a informação bruta em conhecimento do negócio rapidamente, de modo a se extrair informação estratégica ou insights de negócios, sem a construção de modelos ou implantação de sistemas complexos. Este gerenciamento é o que dificulta o processo, o torna lento, burocrático, porém necessário. Entretanto, ao escolher um gerenciamento eficaz a sua empresa poderá economizar tempo na hora de encontrar uma informação, o negligenciamento poderá perder mais tempo procurando informações do que as criando.

Preservar: Outro problema bastante comum nas empresas é a preservação dos conteúdos, preservar documentos é um dever que faz parte de qualquer negócio, além de, muitas vezes estar subordinado a normas de governança que determinam um prazo ou regra para retenção desses documentos. Existem conteúdos temporais e atemporais, mas no final todos precisam ser preservados, pois é o histórico, a história de sua empresa. Por outro lado, tão importante quanto a preservação do documento, é o seu descarte no momento apropriado, igualmente determinado por normas de governança e boas práticas do negócio. Controlar: controlar informações diz respeito a você estar no controle da gestão. Isso significa que você sabe quem acessa quem não acessa qual a versão oficial do documento, quem tem acesso a versões obsoletas, onde elas são armazenadas, etc. Mais do que isso, significa estabelecer um workflow por onde os conteúdos trafegam, determinando-se quem tem acesso a esses conteúdos e com que nível de alçada.

 

O que são dados estruturados e não estruturados

– Dados estruturados e dados não estruturados

Antes de falarmos mais sobre o poder e os benefícios do ECM é importante entendermos a diferença entre o que é um dado estruturado e um dado não estruturado, afinal para tornar um projeto viável é preciso conhecer os conceitos e a própria cultura que envolve a solução.
Estudos indicam que 90% do conteúdo produzidos em uma empresa normal são em formato não estruturado.

– Dados estruturados

Todo dado que por origem está em uma estrutura rígida na qual foi previamente planejado para o seu armazenamento é considerado um dado estruturado, por exemplo, os dados de um cliente que ao ser preenchido por um formulário é enviado para um sistema crm é considerado um dado estruturado, afinal, ele poderá ser rastreado.

Os dados estruturados são aqueles normalmente armazenados em bancos de dados, e que, justamente por isso, contém uma organização para serem pesquisados e recuperados. É como se fossem etiquetas, linhas e colunas que identificam diversos pontos sobre aquela informação e tornam o trabalho da tecnologia bem simplificado (por exemplo, o registro de um cliente, que pode ser pesquisado por chaves como NOME, RG, CPF, EMPRESA, etc)

 

Dados não estruturados

São dados que, por sua natureza são mais difíceis de indexar para futura pesquisa e recuperação dentro de um banco de dados (por exemplo, o conteúdo de um e-mail dificilmente seria descrito em toda sua amplitude). Seria inviável classificar cada palavra do texto e relacioná-las com contextos, momentos, pessoas, citações, etc, para facilitar uma futura pesquisa daquele conteúdo. Isso é pior para arquivos em vídeo e/ou áudio. Em redes sociais, quando as pessoas colocam suas emoções no que escrevem, tudo fica ainda mais impossível.

ECM o conceito

Inicialmente o conceito do ECM era ser um conjunto metodologias e tecnologias que permitem a gestão da aquisição, do armazenamento, da segurança, do controle de versões, da capacidade de revisão e controle de qualidade, da distribuição, da preservação e da destruição de documentos e conteúdos, tornando-se a definição oficial do termo em 2000, pela organização internacional AIIM (Association for Information and Image Management).

Entretanto no início de 2008 a AIIM sobre Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) alterou a definição original, acrescentando que, são as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.

 

Então ECM é um software?

ECM é mais do que um software, é um conjunto de normas, disciplinas e boas práticas, que vêm sendo definidas e atualizadas pela AIIM ao longo do tempo. A componente de software é o motor básico de gestão dos conteúdos não estruturados e o repositório onde os mesmos são armazenados mas, sem a inclusão das regras de negócio, normas e boas práticas, não tem efetividade. Softwares são soluções de informática criadas para cumprir um determinado objetivo,
não é como o ECM fosse um software, a verdade é que existe sim soluções em software criados a partir da metodologia do ECM onde oferece recursos para sua empresa para capturar, gerenciar e preservar os dados, deixando-os estruturados e rastreáveis. Os softwares de ECM descomplicam a administração de processos e documentos tornando os seus dados estruturados e mais acessíveis. As principais vantagens em se ter um software de ECM dentro de uma empresa são:

– Economia financeira e de tempo – afinal a redução de documentos impressos e economia de tempo para encontrar um arquivo é primordial. De acordo com a AIIM, 45% das organizações obtém o retorno do investimento em soluções de ECM (Software de gestão de documentos) em menos de 6 meses.

– Otimização do espaço físico da empresa – com uma ferramenta de ECM a segurança dos seus arquivos é 100%, afinal, estamos falando de uma solução em nuvem que por si só já tem a segurança de um mega servidor além de seus backups, por isso a sua empresa não precisa mais investir em espaço físico para armazenar os conteúdos.

– Velocidade na execução de processos: Se sua empresa opta pela gestão de ECM significa que todos os documentos serão digitais e isso torna tudo mais fácil. Pois assim as informações ficaram disponíveis para todos a qualquer momento, tornando o processo mais ágil. Além disso, falando em velocidade, a assinatura eletrônica permite que documentos que antes demoravam dias para serem assinados agora em um clique tudo se resolvem.

– Centralizando as informações: Quando a empresa consegue padronizar e centralizar todas as informações e consegue implantar a cultura ECM ela consegue reforçar aos profissionais onde encontrar digitalmente o conteúdo que eles procuram, ao criar esses processos todos os colaboradores irão entender como e onde procurar uma informação reduzindo drasticamente o tempo que um profissional perde realizando atividades que não agregam valor e o deixa livre para pensar e atuar em atividades que trazem resultados.

– Eficiência: Quando os seus colaboradores criam uma rotina que agiliza os processos eles conseguem focar no que realmente importa para o seu negócio.

 

Como o ECM já ajudou empresas no mundo todo a reduzir custos e economizar tempo.

Numa indústria farmacêutica, todo o ciclo de criação e desenvolvimento de um medicamento está sujeito a normas de compliance frente aos órgãos reguladores daquela indústria. O acesso não autorizado a informações (e o seu eventual vazamento) durante esse processo pode representar um prejuízo de milhões de dólares. Considerando que o ciclo médio de desenvolvimento de um medicamento é de 11 a 15 anos, imagine o risco de exposição. Assim, a adoção do ECM para armazenamento de toda a base documental ao longo do seu ciclo de vida é fundamental, por uma questão de governança e segurança da informação.

O ECM da IBM

Atenta às tendências do mercado, a IBM sempre se destacou como uma das líderes na oferta de soluções ECM. A aquisição da Filenet há alguns anos, consolidou-a na posição de líder absoluta desse mercado, posição que vem mantendo desde então.

A IBM expandiu a visão do negócio ECM, por meio da convergência de abordagens tradicionais como Business Intelligence, Business Analytics, Text Analytics e Enterprise Search, dando ao Content Analytics uma abrangência e efetividade muito maior e agregando novas componentes de negócio, como o Case Management.

Conclusão

São vários os benefícios e economia que o ECM pode impactar o seu negócio, mas, assim como qualquer outra solução tecnológica a implantação e sustentação são fundamentais para o sucesso da metodologia e ferramentas. A Sysprice é uma das principais parceiras da IBM no Brasil, somos especialistas em implantação de ECM, ficou interessado nessa solução e quer falar conosco para tirar dúvidas e entender como funciona o método de implantação do ECM em sua empresa, clique aqui e fale conosco, o nosso time está pronto e disponível para ajuda-lo.