Case de Sucesso: veja como o RPA mudou o dia a dia da AACD
Processos repetitivos podem ser otimizados com o auxílio da tecnologia. É isso que acontece quando empresas implementam o RPA, um recurso inovador, capaz de trazer mais agilidade ao seu dia a dia.
Para falar sobre o assunto e demonstrar o impacto positivo dessa tecnologia, convidamos o Victor Kaspar, Gerente de TIC da AACD. Ele foi o responsável pela implantação do projeto na organização e nos falará mais sobre sua experiência.
Continue a leitura e veja como o RPA da Sysprice mudou o dia a dia da AACD!
O que é RPA?
RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia inovadora criada para acelerar a execução de tarefas repetitivas. Na prática, falamos de um software que executa comandos no lugar de uma pessoa.
Esse robô permite a troca de informações entre diferentes sistemas, buscando informações em qualquer site ou aplicativo. Ou seja, ele navega como um usuário comum, fazendo o papel de um funcionário.
Portanto, o RPA é uma ferramenta de automação de processos. Ao instalá-lo, tarefas rotineiras e operacionais não precisarão ser feitas por pessoas. Assim, seus colaboradores ficam livres para se dedicar a outras atividades.
Como a AACD conheceu a Sysprice?
Agora que você já sabe o que é RPA, podemos começar a falar da parceria de sucesso entre a AACD e a Sysprice. O Victor Kaspar lembra que conheceu a empresa “no final de 2018, em um evento de RPA, automação e inovação em São Paulo”.
Esse primeiro contato foi muito produtivo e serviu para apresentar nosso software. “A Sysprice estava presente e foi ali que a conhecemos melhor. Depois disso a convidamos para participar de um processo de seleção para a implementação do RPA aqui na AACD”.
O gerente de TIC ainda destaca: “um dos motivos para escolhermos a solução apresentada pela empresa foi a consistência e a sua forma de trabalho. A adaptação ao recurso foi tranquila, graças à capacitação oferecida, que acabou agregando mais conhecimento à equipe”.
Ele enfatiza que, para facilitar o aprendizado, a organização selecionou “funcionários com perfil voltado para inovação para participar dos treinamentos básicos e das capacitações”.
Como eram os processos na AACD antes de implementar o RPA?
A AACD é uma organização sem fins lucrativos que atua com foco em assegurar assistência médico-terapêutica de excelência em Ortopedia e Reabilitação. A instituição exerce um papel social relevante, atendendo milhares de pacientes de todas as idades.
Com nove unidades espalhadas pelo país e centenas de funcionários e voluntários, seu cotidiano é intenso e repleto de tarefas repetitivas a serem cumpridas.
Victor afirma que, antes de implementar o RPA, “nós não conduzíamos os processos de uma forma adequada. Certas rotinas até tinham um nível de automação, mas não eram colocadas de uma maneira disseminada e gerenciável”.
Essa, aliás, é a realidade de milhares de empresas brasileiras: a existência de muitas atividades repetitivas que poderiam ser automatizadas.
Diante disso, a AACD buscou uma tecnologia capaz de “implementar uma visão de transformação digital e automação de processos”.
Como o RPA mudou a gestão da AACD?
A automação de processos é uma tendência de mercado. Ela surgiu para solucionar gargalos do cotidiano empresarial, trazendo mais agilidade e segurança às atividades, além de reduzir custos importantes.
Prova disso é que, mesmo em um cenário de crise econômica, os investimentos em processos e recursos de automação nas empresas cresceram 4% em 2019.
Na era 4.0, perder tempo com tarefas manuais é estar em desconformidade com as novas demandas do mercado. E foi pensando na necessidade de passar por uma transformação digital inteligente que a AACD decidiu implementar o RPA.
Mas, afinal, o que mudou na prática? Victor Kaspar afirma que “o software oferece múltiplas funções. O limite é muito mais sua imaginação do que o próprio sistema”. Assim, a ferramenta apresenta muito mais possibilidades de automação, como:
- relatórios;
- e-mails;
- conversas;
- processos em outros sistemas;
- conexões com sites.
Quais os impactos foram percebidos no dia a dia da AACD?
A automação de processos por si só já é uma vantagem expressiva. Mas o RPA é um recurso tão potente e amplo que gera outros impactos que merecem ser destacados.
Ao conversarmos com o gerente de TIC da AACD sobre o assunto, ele nos relatou mudanças importantes: “percebemos uma melhoria significativa na qualidade do serviço, visto que uma máquina está executando a tarefa de acordo com o que foi determinado para ela”.
“Além disso, tivemos uma experiência muito satisfatória com a Sysprice. Ela sempre nos atendeu e entregou um excelente recurso por um preço que cabe em nosso orçamento — o que é importante para uma organização sem fins lucrativos”.
Ele ainda destaca diversos aspectos que demonstram como o recurso pode afetar de modo positivo o cotidiano de quem o utiliza, como:
- uniformidade nos processos;
- eficiência na execução das tarefas;
- disponibilidade do sistema — que, diferentemente de um funcionário, trabalha 24 horas por dia, sem férias;
- acuracidade.
Ou seja, a AACD experimentou uma melhoria expressiva em sua rotina. Com o auxílio da tecnologia, os processos são finalizados com mais rapidez, padronização e segurança. “Temos processos que um funcionário perdia 5 minutos para fazer e que o RPA finaliza em 2”, enfatiza o Victor.
Além disso, sua implementação abriu espaço na agenda dos colaboradores. “Com um robô executando as tarefas, foi possível deslocar funcionários para atividades mais estratégicas” — lembrando que isso também contribuiu para a redução de custos.
Diante de tudo isso, podemos afirmar que um software de Robotic Process Automation aumenta a produtividade da equipe e os resultados da organização. Isso porque transferir responsabilidades de um ser humano para uma máquina é uma maneira de aprimorar a execução de tarefas repetitivas.
O case de sucesso entre a Sysprice e a AACD é uma prova de que a tecnologia pode e deve ser incorporada ao cotidiano de diferentes setores. A inovação e a automação de processos são muito mais do que tendências. São requisitos para superar os desafios de rotinas cada vez mais complexas.
Vale destacar que a Sysprice se preocupa em oferecer uma solução de alta performance e não abandona o cliente após a implementação. Para Victor Kaspar: “a qualidade do suporte que a empresa oferece é um dos seus principais diferenciais. Pretendemos renovar o contrato pela qualidade da entrega não apenas do RPA, como do serviço e do suporte que oferecem”.
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