Gestão de RPA: tudo o que você precisa saber

Quando pensamos em tecnologia, especialmente no mundo dos negócios,  não tem como escapar do conceito de automação. Em grande medida, foi ele quem nos permitiu ver o salto da produtividade nas empresas, o aumento exponencial da precisão, e permitiu-nos adoção de operações mais complexas.

Você sabe exatamente o que é RPA, em que circunstâncias, quais são os benefícios e como implementar o RPA na sua empresa? Neste artigo, fornecemos um guia RPA completo para você aprender mais sobre esta solução. Acompanhe!

RPA: o que é e para que serve?

RPA é a abreviação de Robotic Process Automation. Em suma, é uma aplicação voltada para a automação de processos, ou seja, um software que pode realizar tarefas no lugar de uma pessoa, portanto, a comparação com um robô.

Esta ferramenta permite que você configure software (“robô”) para que capture e interprete aplicativos para processar transações, interpretar dados, fornecer respostas e se comunicar com outros sistemas.

Embora possa incluir tecnologias como Machine Learning (ML) e inteligência artificial (IA), RPA não é um sinônimo para elas. É orientado pela lógica de negócios e tem entrada estruturada, que difere de ML e IA, que pode ser treinada para entender e interpretar entrada não estruturada.

O RPA tem uma certa particularidade, o que explica em grande medida o seu sucesso. Ao contrário dos processos automatizados tradicionais, o RPA não requer uma interface entre os sistemas. Ele pode “ler” e capturar qualquer informação navegando como usuários comuns.

Isso torna sua implantação mais fácil, tem maior flexibilidade e permite que você trabalhe em diferentes sistemas ao mesmo tempo. Além disso, elimina a necessidade de supervisão manual do processo.

Ele pode:

• automatizar processos com tarefas repetitivas;
• capturar documentos e convertê-los em dados estruturados;
• extrair informações de outros sistemas e usá-las para abastecer o sistema interno;
• promover a integração entre sistemas sem necessidade de desenvolvimento;
• gerenciar eventos;
• navegar em sistemas (web);
• alimentar os sistemas de clientes e fornecedores;
• enviar e receber e-mails.

Esses recursos também tornam o RPA uma ferramenta que pode ser amplamente utilizada nos mais diversos setores de negócios, como cobrança e recuperação de crédito, marketing, áreas jurídicas, hospitais e laboratórios, educação, etc.

Pode expandir a escala sem ter que aumentar a equipe e trabalhar sem interrupções 24 horas por dia, 7 dias por semana, e dar aos profissionais mais recursos estratégicos e analíticos.

Para facilitar a compreensão, vamos dar alguns exemplos específicos de aplicações de RPA. Imagine que sua empresa possua um processo de cobrança de clientes. O RPA pode automatizar totalmente os processos manuais, assim como a comunicação de régua de faturamento.

Ele pode enviar e-mails automaticamente e ser usado para registrar atualizações, verificar pedidos e visualizar o histórico do cliente, entre outras tarefas. Além de executar tarefas, o RPA também pode gerar relatórios definidos de uma forma totalmente personalizada que você achar conveniente, contendo os dados que você definir.

Também é amplamente utilizado para realizar cálculos complexos e pode monitorar todas as suas atividades para identificar falhas e gargalos.

Qual é a diferença entre RPA e projetos de automação?

Na verdade, o RPA é usado principalmente para automatizar tarefas repetitivas, mas deve-se notar que difere dos projetos de automação regulares. No tópico anterior, demos algumas dicas sobre as causas dessa situação, mas agora vamos entender com mais detalhes.

A principal diferença está na tecnologia utilizada. O RPA é um software do tipo robô que pode navegar no sistema da Web, “ler” e registrar o trabalho concluído e ser capaz de reproduzir essas tarefas repetitivas – portanto, não precisa de desenvolvimento.

Por outro lado, os projetos de automação tradicionais contam com tecnologias mais complexas que possuem um grande número de componentes técnicos (como análise de negócios) que podem garantir maior eficiência do processo.

Um dos resultados é que o esforço de implementação do RPA é muito baixo. Não há necessidade de interromper o trabalho para isso: não requer programação ou treinamento extensivo.

Por outro lado, a implementação de projetos de automação é mais complicada e a demanda por recursos técnicos depende em grande parte da complexidade da integração.

Portanto, o RPA é ideal para atividades manuais repetitivas com base em regras que não requerem decisões adicionais. Ao mesmo tempo, os projetos de automação têm um impacto mais amplo porque podem redesenhar processos, remover obstáculos, melhorar a fluidez, integrar sistemas e, assim, tentar aumentar a produtividade em geral.

Por outro lado, como o RPA é de fácil implementação e custo relativamente baixo, o RPA tem impacto imediato na empresa. Por sua vez, os projetos de automação podem ter um impacto significativo na organização, mas requerem mais tempo e recursos.

Vale ressaltar que eles não são únicos, podendo funcionar perfeitamente de forma simultânea, paralela ou complementar às necessidades da empresa.

Como implementar um projeto de RPA e fazer sua gestão?

Agora que você sabe o que é RPA, para que é usado e como funciona, pode querer saber como implementar a tecnologia em sua empresa. Explicamos a seguir. Confira!

Determine as necessidades de sua empresa

Como acontece com qualquer mudança que desejamos implementar, devemos começar planejando o que temos. Mapeie os processos da sua empresa e veja quais processos são adequados como oportunidades de automação, ou seja, tarefas repetitivas baseadas em regras.

Após dominar isso, você poderá entender as prioridades e necessidades da empresa. Acelerar a cobrança do cliente é uma prioridade? Reduzir despesas? Melhorar a eficiência das atividades de marketing?

Depois de ter essas informações, você pode discutir internamente quais áreas se beneficiarão mais com a implementação do RPA e priorizar projetos.

A seguir estão algumas questões que devem ser consideradas nesta fase:

• membros da equipe e responsabilidades de cada um;
• plano de projeto, governança e riscos;
• capacidade do fornecedor;
• partes interessadas;
• detalhes do projeto;
• objetivos.

Avalie os impactos

Todo projeto deve passar por uma análise de impacto, especialmente quando a mudança é perceptível para o cliente.

Por exemplo, este é o caso ao usar o RPA no atendimento ao cliente ou em cobrança. Certifique-se de que seu público tenha conhecimento de tecnologia. Caso contrário, o serviço do robô pode parecer estranho e causar ruído no relacionamento com o cliente.

Ainda que em tese a automação do serviço tenha trazido uma série de benefícios para a empresa, é preciso levantar tais questionamentos na conta e avaliar seu impacto. Se eles forem grandes, você pode precisar reconsiderar e escolher outro departamento para automação.

Desde o início envolva a TI

Não é porque a implementação do RPA é relativamente simples e pode ser concluída por um terceiro que a TI não deve estar ciente e envolvida no processo.

Ela precisa fazer parte do projeto desde a parte do planejamento e das definições dos objetivos da empresa com esse investimento.

Forme uma equipe de trabalho

Quando falamos sobre projetos, precisamos gerenciá-los de acordo. Selecione pessoas de diferentes áreas que são afetadas pela mudança ou que podem contribuir para a implementação da solução.

Do ponto de vista técnico, e considerando a complementaridade das características de cada integrante, faça uma seleção criteriosa. Não se esqueça de que a automação de tarefas pode ter uma ampla gama de impactos, como impacto em fornecedores ou questões legais que precisam ser avaliadas.

Escolha um fornecedor confiável

Da mesma forma, a seleção de fornecedores é crítica para o sucesso do projeto. Para isso, é necessário obter todas as informações sobre os requisitos técnicos e saber quais são os critérios de avaliação.

Compromete-se a entender totalmente os fornecedores e a pedir-lhes que comprovem a aplicação do RPA em determinado processo como prova de conceito. Desta forma, você poderá comparar verdadeiramente diferentes soluções.

Implementação do piloto

Com o fornecedor selecionado, é hora de se preparar para executar a solução RPA. O ambiente de TI, deve ser testado e todas as atividades devem ser registradas e concluídas de acordo com o plano traçado.

O piloto deve ser liberado para testes e, nesse momento, é necessário explorar toda a robótica do início ao fim para detectar possíveis erros. Portanto, é possível corrigir o projeto e fazer as melhorias necessárias antes de colocá-lo em produção.

Gestão do ciclo de vida RPA

A adoção de soluções RPA pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. Verifique o conteúdo principal abaixo.

Ganhos em escala

Os processos automatizados permitem ganhos de escala. Um exemplo típico é o serviço. A base de clientes da sua empresa pode crescer exponencialmente, então esta solução continuará a funcionar sem que você precise aumentar a equipe.

Reduza os erros

Ao reduzir o número de tarefas realizadas pelo pessoal, é natural economizar custos. Além do salário do funcionário, você também elimina o custo de manutenção do profissional, bem como o custo do local de trabalho, alimentação, luz, papel, computadores, etc.

Por fim, como já mencionamos, o RPA funciona 24 horas por dia, o que nenhum humano pode — ou deve — fazer.

Processos padronizados

O RPA sempre executa todas as operações da mesma maneira, sem as pequenas diferenças inevitáveis ​​no trabalho humano. Isso proporciona uma padronização de processos impecável, proporcionando aos clientes uma imagem de empresa mais profissional.

Além disso, como os dados podem ser considerados completamente comparáveis ​​e não há diferenças metodológicas, é mais fácil medir os resultados e facilitar o controle. Portanto, podemos ter uma visão macro do negócio.

Faça melhor uso da equipe

A diferença entre as pessoas é justamente capacidade analítica, visão estratégica e poder de decisão. Em tarefas repetitivas baseadas em regras, as máquinas são melhores e mais eficientes do que nós.

Portanto, o ideal é dar à equipe mais tempo livre para fazer o que o ser humano faz de melhor, certo? O RPA ficará responsável pelas operações e liberará sua equipe para a execução, trazendo melhores resultados para a empresa.

Melhor experiência do cliente

Sim, a automação de processos também é benéfica para os clientes. Vamos considerar a situação novamente. Muitas pessoas devem ter experimentado a situação de entrar em contato com um call center para resolver o problema e obter uma resposta de uma operadora e de outra que é completamente diferente da outra.

Isso ocorre porque a capacidade dos humanos de armazenar informações é mais limitada. Por outro lado, o serviço de robô sempre processará as caixas de acordo com as configurações de programação, para que os clientes tenham uma chance maior de conseguir o que desejam e a taxa de erro seja quase zero.

Compartilhamento do recurso

Vale ressaltar que uma mesma solução RPA pode realizar rotinas diferentes para várias equipes. Para tanto, basta definir prioridades e estabelecer uma agenda de trabalho compartilhada entre as equipes.

Desta forma, você pode obter todos os benefícios mencionados acima para várias equipes ou várias situações, usando apenas um tipo de software.

Retorno rápido do investimento

Sabemos que as tarefas manuais consomem muito tempo para os recursos humanos, o que por sua vez significa despesas para a empresa. Ao automatizar essas atividades, você pode economizar custos. É por isso que o investimento na implementação do RPA compensa rapidamente – quanto maior a tarefa e mais difícil, mais rápido será o retorno.

O RPA é recomendado para quais empresas?

Conforme mencionado anteriormente, o RPA pode ser usado na maioria dos nichos de mercado diferentes. Os pré-requisitos para a sua implementação são muito simples: devem ser tarefas burocráticas e repetitivas, mas essenciais ao negócio para que possam justificar os investimentos.

Já vimos casos de áreas de serviço ou processos de cobrança, mas também podemos pensar em empresas de tecnologia que precisam de alguns sistemas para gerenciar arquivos, pastas, backups e uploads.

Em outra área, os escritórios de contabilidade podem implementar a solução para processar faturas, extratos e até atendimento ao cliente. No departamento de recursos humanos, pode ser utilizado para gerenciar pagamentos e documentos contendo informações de funcionários.

Portanto, podemos ver que estamos diante de uma tecnologia extremamente flexível, que pode ser aplicada nos mais diversos campos e automatizar diversos tipos de processos.

Transformação Digital: como o RPA ajuda?

A transformação digital já está na agenda de todas as empresas ou, caso não esteja, deveria. Vemos os gigantes morrerem rapidamente porque estão cegos para as tendências tecnológicas que estão por vir, e outros gigantes são formados porque veem as coisas mais longe.

Aqui, não estamos falando de criar ofertas digitais na empresa, mas de substituir atividades operacionais de baixo valor agregado por funcionários digitais. Como vimos, isso significa economia de custos, mas os benefícios vão muito além disso.

Na verdade, além de dar todo esse suporte, o principal é melhorar a eficiência, a qualidade e a execução das tarefas para que a equipe execute o trabalho com mais rapidez e melhor. Isso melhora a produtividade geral da empresa e aumenta a competitividade em relação à concorrência.

Além disso, existe um aprendizado colateral para a empresa quando se começa a implementar soluções de RPA. Ele identifica padrões que ajudam a melhorar outros processos e gerar dados adicionais que podem ser usados ​​para facilitar processos de melhoria contínua em outras áreas.

Nesse sentido, a RPA pode ser considerada a porta de entrada da empresa para a transformação digital. De acordo com uma pesquisa do APQC Research Institute, a RPA foi responsável por 69% da estratégia digital central em 2018. Isso mostra que, de acordo com o estudo, a organização passou os últimos anos testando a solução e imediatamente a colocou em uso operativo.

Como dissemos no início deste artigo, vale ressaltar que o RPA também pode ser combinado com outras ferramentas de inteligência artificial, como processamento de linguagem natural e reconhecimento de imagem. Portanto, as organizações que adotam essa abordagem podem tornar seu RPA cada vez mais inteligente, garantindo assim sua vantagem competitiva.

Para tornar o RPA eficaz como ferramenta de transformação digital em sua empresa, podemos listar 6 etapas.

1. Inicie pequeno

Comece automatizando um pequeno processo para sua empresa, como a verificação de notas fiscais. Aqui, seu objetivo é ter uma experiência real do RPA e tirar aprendizados disso.

2. Traga sua experiência para outras pessoas

Colete dados de sua experiência de RPA e debata com pessoas dentro e fora da empresa. Demonstre as possibilidades da aplicação e esteja aberto a ouvir as contribuições dos outros.

3. Mergulhe no seu negócio

Se você não entender tão profundamente o seu negócio, é impossível saber que salto a empresa pode dar. Você precisa saber quais são as ofertas de valor da organização para os clientes e ser capaz de identificar as melhores oportunidades de investimento.

4. Escolhas

Agora, você sabe como funciona o RPA e quais os benefícios que pode obter dele. Além disso, conhece muito bem o seu negócio e pode determinar quais processos podem trazer os melhores resultados para a empresa quando automatizados. É hora de priorizar essas oportunidades.

5. Implantação e gerenciamento

É hora de colocar a solução em prática e implantar o modelo de gestão da força de trabalho. Lembre-se de que a lógica com a qual você está lidando é diferente da lógica usada para gerenciar humanos, portanto, ajuste seu modelo.

6. Inove e escale

Com a experiência adquirida com essa solução, você pode repensar todo o modelo de negócios de uma forma mais digital de pensar e considerar como combinar RPA com outras tecnologias (como big data, ML, IA, Internet das coisas, blockchain, etc.).

Portanto, vimos como o RPA pode se tornar uma solução viável por meio de instalação simples e alta flexibilidade, que pode automatizar tarefas na empresa. Dessa forma, pode ser aplicado aos mais diversos setores da economia – tarefas repetitivas baseadas em regras – para proporcionar vantagens para empresas em múltiplas áreas.

Se você deseja implantar RPA na sua empresa, a Sysprice é a solução ideal. Implementaremos soluções de forma rápida e profissional, e customizaremos os serviços de acordo com suas necessidades.

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